美国大学申请：如何给教授发电子邮件

大多数大学生通过短信进行大量的电子交流。但他们在联系教授时可能需要发邮件。

发短信很随意:学生在写短信的时候，可能会毫不犹豫地把长单词缩写或把标点符号换成表情符号。但电子邮件的标准是不同的，尤其是在学术环境中。专家称，学生的电子邮件会影响教授对他们的看法。

“想想你希望你的教授把你视为哪种类型的学生和人，”德克萨斯州立大学(Texas State University)传播研究部门高级讲师兼职业准备主任迈克尔·伯恩斯(Michael Burns)在一封电子邮件中写道。“你在电子邮件中的结构和沟通方式会给人留下一个印象，你要确保别人以积极的方式看待你。”

以下是给教授发邮件时要避免的错误和要记住的原则。

不该做的事

来自个人账户的电子邮件。

使用普通的主题行。

忘记正确的称呼。

催促教授。

1,不要用个人账户发邮件

有些教授不会打开来自陌生地址的电子邮件。伯恩斯说，即使是那些收到邮件的学生也可能永远不会收到学生个人账户发送的邮件。

他说:“这并不是说我不会打开来自我不认识的地址的电子邮件，更多的是，许多大学的防火墙将未知或非大学的电子邮件发送给垃圾邮件，而我们却看不到它们。”“学生在和教授通信时应该使用他们大学的电子邮件地址。”

2,不要使用毫无特色的主题行

西密歇根大学跨文化与人类学研究所所长、英语教授斯塔西·佩里曼-克拉克说:“邮件的主题和邮件内容一样重要。”

俄亥俄州凯斯西储大学英语和非裔美国人研究的荣誉退休教授Marilyn Sanders Mobley说，学生们需要好的主题行，以确保他们的电子邮件不会被忽视。

明确的主题可以让教授了解学生提问的紧迫性。学生可以通过使用适当总结信息内容的主题行来展示专业精神。

Perryman-Clark说:“如果你有一个问题，在你的主题栏中明确说明这个问题是什么。”“例如，你可以说‘关于第二章复习表的问题’，而不是简单地说‘问题’。”

3,别忘了得体的称呼

虽然学生们可能习惯于以“Hey”或“Hi”开始电子对话，但专家鼓励他们在称呼教授时使用更正式的称呼。阿拉巴马大学英语语言艺术和文学副教授莫布利和拉特里斯·约翰逊(Latrise Johnson)用“你好”、“亲爱的”、“早上好”或“下午好”作为合适的替代词。

第一次接触的学生可能不知道他们的教授希望被称为什么。一些拥有博士学位的教授可能更喜欢“博士”头衔。其他人更喜欢他们的名字。佩里曼-克拉克说，当你有疑问时，“教授”是一个安全的选择。

她说:“如果你不知道教授的头衔，以‘亲爱的X教授’开头写邮件总没有坏处。”

4,不要催促你的教授

等待回复的学生可能会在几个小时后发送一封后续邮件。但专家建议给教授足够的时间做出回应。

“如果你问了一个需要回答的问题，两天后(周末除外)礼貌地发送一封催邮件，”威斯康辛州麦迪逊地区技术学院(Madison Area Technical College)写作中心主任、英语教师莎拉·约翰逊(Sarah Johnson)说。

拉特瑞斯·约翰逊建议学生们等待更长的时间——一周——再发送额外的电子邮件。她解释说，教授的收件箱里通常有很多电子邮件，还有很多其他的工作职责要处理。

应该做的事

考虑是否有必要发电子邮件。

访问一个写作中心。

要简洁。

校对。

1,是否有必要考虑电子邮件

学生们可能已经获得了他们希望从教授那里获得的信息。莎拉·约翰逊鼓励他们查看教学大纲，或者向同学询问关于课堂政策或作业的问题。

教授之前发送的电子邮件也可能包含学生需要的指导。伯恩斯说，学生需要阅读教授的所有电子邮件。

他说:“我们发电子邮件不是为了好玩，它们包含了非常重要的课程信息。”“有准备的学生阅读电子邮件。”

2,访问一个写作中心

大学写作中心并不是专门为那些需要课堂论文帮助的学生而设的。莎拉·约翰逊鼓励学生们访问他们的写作中心，就特别重要的邮件寻求帮助。

“对于高风险的写作，它可能是非常值得的，”她说。

3,一定要简洁

清晰明了是很重要的，但是学生在邮件交流中应该尽可能少地占用教授的时间。

“学生需要被提醒，教授有准备、评分、办公时间、部门会议、专业会议、会议、研究和出版的截止日期，这些都限制了他们阅读和回复电子邮件的时间，”Mobley在一封电子邮件中写道。

专家表示，希望与教授分享复杂信息的学生在发送电子邮件之前应该考虑使用其他沟通渠道。

阅读:在线课程中与教授交流的4种方法

莎拉·约翰逊说:“如果你发现自己写的电子邮件快到第四段了，考虑一下打电话还是开会可能是更好的方式来传达你要告诉教授的信息。”

4,做校对

专家说，学生们在按下“发送”键之前，应该确保他们的电子邮件是正式的，语法正确的。

伯恩斯说:“我经常收到没有标点、没有大写字母的电子邮件，它们还包括LOL或LMK这样的缩写。”“人们期望在电子邮件上花费更多的时间，这意味着它应该写得更专业，并进行校对。”